10 erreurs à éviter au moment de réaliser des modèles de présentations pour votre entreprise
Si vous travaillez au sein d’une moyenne ou grande entreprise, vous devriez vraisemblablement disposer de modèles de présentations PowerPoint prêts à l’emploi. Ceci en vue de préparer des diaporamas pour vos réunions et événements en interne, tout en faisant en sorte que vos présentations respectent la charte graphique de votre organisation.
Le problème est le suivant : bien souvent, ces présentations ont soit été conçues à la va vite par un employé quelconque, soit – à l’extrême – par un designer tellement passionné qu’il en a oublié certaines règles pragmatiques et de bon sens.
Résultat des courses : vous vous retrouvez dans 95% des cas avec des diaporamas peu pratiques, non adaptés à un usage quotidien, mal conçus et qui finissent par louper leur double objectif initial :
1. Faire passer un message à vos collaborateurs,
2. Respecter la charte graphique de votre entreprise.
Voici 10 erreurs fréquemment commises dans les modèles de diaporamas au sein des organisations, et quelques pistes de solutions à mettre en oeuvre pour les éviter :
1. Utiliser une taille de police trop petite
L’un des problèmes majeurs dans les diaporamas revient à utiliser des polices de taille trop petite : impossible dès lors pour vos collaborateurs de comprendre quoi que ce soit au contenu de vos diapositives. Et le pire, c’est que les modèles par défaut de PowerPoint ne vous aident pas à soigner cette maladie.
Règle à respecter : utilisez une police de taille 24 minimum.
2. Ne pas assez contraster le texte et l’arrière-plan
Si le contraste entre votre texte et l’arrière-plan n’est pas suffisamment prononcé, vos collaborateurs seront incapables de discerner quoi que ce soit. Par exemple, si vous utilisez un arrière-plan noir et que vous intégrez un titre de couleur gris foncé, le rendu sera illisible sur un écran de projection.
Règle à respecter : utiliser le principe du texte clair sur arrière-plan foncé, ou du texte foncé sur arrière-plan clair.
Et encore un conseil qui vaut pour ce point-ci et le point précédent : si possible, testez votre diaporama en conditions réelles. Ou à tout le moins, lancez-le en mode présentateur sur votre ordinateur, reculez de 2-3 mètres et vérifiez que vos diapos soient parfaitement lisibles.
3. Intégrer une police de caractère incompatible
Une manière de faire sortir votre présentation du lot consiste à utiliser une police de caractère originale et innovante. Si l’intention est tout à fait louable, elle n’est malheureusement pas sans poser un problème de force majeure.
En effet, en contexte organisationnel, les polices originales et qui sortent des sentiers battus ne sont bien souvent pas installées par défaut sur tous les ordinateurs. Résultat : vous vous retrouvez avec une présentation qui dégomme sur votre poste de travail, mais complètement inadaptée sur celui d’un de vos collègues.
Règle à respecter : en entreprise, utilisez des polices standards, ou assurez-vous que la police que vous souhaitez utiliser soit bien installée par défaut sur tous les ordinateurs de la boite.
4. Créer des fichiers trop volumineux
Utiliser des visuels dans vos présentations, c’est bien. C’est même fortement recommandé pour rendre vos diaporamas plus percutants et pour qu’ils aient un impact sur votre public.
Par contre, à abuser des bonnes choses, vous risquez de vous retrouver avec des fichiers en surpoids complet. Les photos passent encore – sauf si elles sont en haute définition – mais si vous vous mettez à intégrer des séquences vidéos ou audio… je vous laisse imaginer (surtout au moment d’envoyer votre présentation par e-mail ou de la faire transiter sur le réseau de votre entreprise).
Règle à respecter : évitez les modèles graphiques en haute résolution et le surplus de séquences vidéos, de façon à obtenir des fichiers relativement légers (quelques MB tout au plus).
5. Insérer trop de listes à puces
Autre grande maladie des présentations PowerPoint : les listes à puces !
Et le problème, c’est que les modèles par défaut du logiciel vous incitent à en rajouter des couches : les listes à puces conduisent trop souvent à rajouter du texte superflu et à alourdir visuellement vos diapositives.
Règle à respecter : n’utilisez les listes à puces qu’avec parcimonie, pour citer brièvement certaines caractéristiques (max. 1 ligne de texte par puce et max. 5 listes à puces par diapo).
6. Utiliser un thème par défaut
Si vous utilisez un thème par défaut, vous perdez toute opportunité de faire sortir votre entreprise du lot. Même si la qualité des thèmes s’est améliorée dans les dernières versions de PowerPoint, ils restent tout de même assez basiques.
Or, il est plus que probable que votre entreprise dispose déjà d’une charte graphique (ou au moins d’un logo avec des codes couleurs définis).
Règle à respecter : utilisez des modèles de présentations qui respectent la charte graphique (ou les couleurs du logo) de votre entreprise.
7. Manquer de cohérence
Il est fréquent d’observer des variations de styles, parfois importantes, au sein d’un même diaporama. Alors que les arrière-plans restent les mêmes, on constate parfois des polices différentes sur les titres d’une diapo à l’autre, ou des couleurs peu adéquates…
Rien n’est plus perturbant pour la personne qui assiste à la présentation !
Règle à respecter : définissez une famille de polices et de couleurs pour vos titres, sous-titres et textes éventuels. Et tenez-vous à ce choix tout au long du diaporama.
8. Ne pas prévoir un modèle de diapositive vierge
Il est parfois bon de disposer d’une diapositive vierge au sein d’une présentation : pour amorcer une transition, pour introduire un espace de questions-réponses, pour laisser l’auditoire souffler 30 secondes avant de passer à la suite…
Or si on retrouve des modèles de diapositives pour toute une série de contextes (texte + image, texte + graphique, image seule…), il est rare d’avoir prévu un modèle de diapositive vierge qui reste cohérent par rapport aux autres diapos.
Règle à respecter : prévoyez un modèle de diapositive vierge qui se base sur la charte graphique définie en amont.
9. Oublier de prévoir une double version : arrière-plan clair / foncé
Au sein d’une organisation, vous serez amené à réaliser des présentations tantôt face à un groupe restreint (par ex. lors d’une réunion de travail), tantôt face à un auditoire plus conséquent (par ex. lors d’un événement en interne).
Le problème, c’est que, visuellement parlant, l’arrière-plan devrait nécessairement varier en fonction de l’un ou l’autre contexte. Et vous devriez donc prévoir le coup à l’avance, au moment de définir vos modèles de diaporamas.
Règle à respecter : pour les diaporamas flexibles – c’est-à -dire pouvant potentiellement être présentés dans des contextes différents – prévoyez une version avec arrière-plan clair (pour une présentation en petite salle) et une version avec arrière-plan foncé (pour une présentation en amphithéâtre).
Attention : n’oubliez pas la règle fondamentale de contraste pour vos textes !
10. Présenter le logo de votre entreprise sur chaque diapositive
Il s’agit aussi d’une maladie fréquemment rencontrée en entreprise : cette volonté (ou coutume) d’insérer le logo de la boite sur chacune des diapositives de la présentation. Comme si, 30 secondes après avoir présenté la première diapo, on avait tout d’un coup oublié que vous faisiez effectivement partie de cette organisation.
Visuellement, cela alourdit terriblement vos diapos, c’est tout à fait non nécessaire, ça vous fait perdre de la place à l’écran… et cela sature potentiellement la mémoire de travail de votre public. Bref : que des inconvénients !
Règle à respecter : mettez votre logo sur la première et la dernière diapositive… point barre !
David Vellut